Znáte ten pocit, kdy je první prosincový týden a vy s hrůzou zjišťujete, že vám na skladě zbyly jen tři kusy nejžádanějšího produktu, zatímco objednávky se hrnou desítky denně? Nebo naopak ten opačný, trpčí pocit, kdy po Vánocích otevřete sklad a najdete tam krabice zboží, které jste si mysleli, že se bude prodávat jako teplé rohlíky? Správné skladové zásoby na Vánoce jsou pro malý e-shop nebo řemeslnou dílnu často rozdílem mezi nejlepším měsícem v roce a měsícem, po kterém budete řešit, kam s přebytky a jak zaplatit sklad navíc.

Dobrá zpráva je, že plánování zásob není žádná vysoká věda vyhrazená jen velkým hráčům s drahými systémy a týmem analytiků. Ve skutečnosti si vystačíte s tužkou, kalkulačkou (nebo jednoduchou tabulkou v Excelu či Google Sheets) a daty, která už dávno máte: s loňskými čísly z administrace vašeho e-shopu, ať už provozujete Shoptet, WooCommerce nebo cokoliv jiného. Tahle data vám řeknou mnohem víc, než si myslíte, a stačí jen vědět, kde je hledat a jak je správně přečíst.

V tomto článku vás krok za krokem provedeme celým procesem. Ukážeme si, jak se podívat na loňský prodej a vytěžit z něj to nejdůležitější, jak si spočítat, kolik kusů od každého produktu letos skutečně objednat, a proč je potřeba s dodavateli domlouvat termíny už v létě a na podzim, nikoliv na poslední chvíli. A protože ani ten nejlepší odhad nebývá stoprocentní, poradíme si i s tím, co dělat se zbožím, které vám po svátcích zůstane na skladě.

Cílem je, abyste letos o Vánocích neprodávali to, co nemáte, a zároveň abyste si po svátcích nezaplnili sklad zbožím, které se bude prodávat jen velmi pomalu. Pojďme na to.

Proč jsou loňská data vaším nejlepším vánočním rádcem

Když přemýšlíte nad tím, kolik kusů zboží objednat na Vánoce, nejspíš se první myšlenka točí kolem toho, co se vám loni „zdálo“, že se prodávalo nejvíc. Jenže paměť je zrádná a navíc ji silně ovlivňuje to, co se nám náhodou vrylo do hlavy, třeba nepříjemný telefonát od naštvaného zákazníka, kterému jste nestihli dodat zboží včas. Naštěstí nemusíte spoléhat na odhad. Váš e-shop má totiž už dávno zapsané přesně to, co se loni prodávalo, a stačí se jen podívat na správné místo.

Jak to funguje a proč

Skladové zásoby na vánoce se neplánují od oka, ale podle skutečných čísel z minulého roku. Každý e-shopový systém si totiž ukládá historii objednávek, a to včetně data nákupu a množství. Tahle data jsou mnohem spolehlivější než vzpomínky, protože zachycují realitu, a ne to, co si pamatujeme. Je to podobné, jako kdybyste si při řízení auta mohli pustit záznam z loňské cesty stejnou trasou ve stejném období. Víte přesně, kde byla kolona, kde se dalo přidat a kde hrozilo zdržení. U e-shopu je to stejné: víte, kdy nakupující začali objednávat dárky, co si kupovali nejčastěji a kdy vám konkrétní produkt došel.

Postup krok za krokem

  • Ve Shoptetu otevřete v administraci sekci „Statistiky“ a dále „Prodeje“, kde si nastavíte období od 1. listopadu do 31. prosince loňského roku a necháte si zobrazit přehled podle jednotlivých produktů.
  • Pokud používáte WooCommerce, tedy e-shopový nástroj postavený na redakčním systému WordPress, najdete podobný přehled v menu „WooCommerce“ a dále „Analytika“ a „Produkty“, kde si rovněž zvolíte stejné časové rozmezí.
  • Vypište si do jednoduché tabulky, ideálně v Excelu nebo Google Sheets, deset až patnáct produktů, které se loni v listopadu a prosinci prodaly v nejvyšším počtu kusů.
  • Ke každému produktu si poznamenejte i to, kolikrát a kdy se stalo, že byl vyprodaný, tedy kdy jste museli zákazníkům psát, že zboží dorazí až po Vánocích.
  • Podívejte se také na to, zda prodeje rostly plynule, nebo zda existovaly konkrétní dny, třeba kolem Black Friday nebo začátku prosince, kdy poptávka prudce vzrostla.

Nejčastější chyby, kterých se vyvarovat

Nejčastější chybou je, že majitel e-shopu spoléhá na takzvané pocitové bestsellery, tedy na produkty, které si pamatuje jako úspěšné, protože o nich hodně mluvil se zákazníky nebo protože mu přišly zajímavé osobně. Realita čísel ale bývá jiná. Často se stává, že si majitel myslí, že nejvíc se prodávaly třeba dárkové sady, zatímco data ukážou, že skutečným tahounem byl levnější doplňkový produkt, který si lidé kupovali ve velkém množství jako drobnost k většímu dárku. Pokud byste objednávali zásoby podle pocitu, riskujete, že na skladě budete mít spoustu zboží, o které nebude takový zájem, a naopak vám dojde to, co lidé skutečně chtěli koupit. Druhou častou chybou je, že se majitelé dívají jen na celkový součet za oba měsíce a přehlédnou dny, kdy zboží došlo. Pokud produkt vyprodáte už 10. prosince, ve statistikách to vypadá jako slabší prodej, i když ve skutečnosti o něj byl obrovský zájem, jen jste neměli dost kusů na skladě. Je proto důležité sledovat nejen to, kolik se toho prodalo, ale i to, zda a kdy zboží chybělo.

Podle čeho poznáte úspěch

Úspěšně zpracovaná loňská data poznáte podle toho, že máte v ruce přehlednou tabulku s konkrétními produkty, počty prodaných kusů a poznámkou o tom, kdy a jak často vám zboží došlo. Dobrým ukazatelem je také to, že dokážete pojmenovat alespoň tři až pět produktů, u kterých jste si jistí, že loni chyběly ve špičce prodejů. Tahle čísla se stanou základním kamenem pro výpočet letošních objednávek, kterému se budeme věnovat v další kapitole.

Jak si spočítat, kolik kusů vlastně objednat

Jakmile máte před sebou loňská čísla, přichází nejdůležitější krok: proměnit je v konkrétní počet kusů, které objednáte u dodavatele. Nemusíte na to mít žádný složitý software ani ekonomické vzdělání. Stačí vám tužka, kalkulačka nebo jednoduchá tabulka v Excelu a trocha zdravého rozumu.

Jak to funguje a proč

Základní vzorec, který si můžete zapamatovat, vypadá takto: plánované množství = loňský prodej × očekávaný růst + pojistná zásoba. Loňský prodej je počet kusů, které jste v daném období skutečně prodali. Očekávaný růst je procento, o které podle vás letos prodeje stoupnou nebo klesnou, třeba kvůli nové reklamní kampani, rozšíření sortimentu nebo naopak útlumu poptávky. Pojistná zásoba je rezerva navíc pro případ, že se zboží bude prodávat lépe, než jste čekali, nebo že dodavatel zpozdí další dodávku.

S tím úzce souvisí pojem obrátkovost zásob. Jednoduše řečeno jde o to, kolikrát se vám sklad daného produktu za určité období celý protočí, tedy kolikrát prodáte a znovu doplníte celé množství, které držíte na skladě. Pokud máte na skladě 100 kusů a za sezónu jich prodáte 300, obrátkovost je tři. Čím vyšší obrátkovost, tím efektivněji využíváte peníze vázané ve zboží. Proto se vyplatí u levného a rychloobrátkového zboží, jako jsou třeba vánoční ozdoby nebo drobné dárky, držet menší pojistnou zásobu a dokupovat častěji. U dražšího nebo těžko sehnatelného zboží, třeba u elektroniky s dlouhou dodací lhůtou z Asie, je naopak rozumné mít rezervu vyšší, protože dokoupení za pochodu nemusí být vůbec možné.

Postup krok za krokem

  • Vezměte si loňský prodej daného produktu za stejné období, například za celý prosinec nebo za týden před Štědrým dnem.
  • Odhadněte procento růstu nebo poklesu podle toho, jak se vám letos daří, kolik investujete do reklamy a jak se chová trh ve vašem oboru.
  • K výslednému číslu přidejte pojistnou zásobu, obvykle mezi deseti a třiceti procenty podle toho, jak snadno a rychle dokážete zboží dokoupit.
  • Výsledné číslo porovnejte s tím, kolik kusů skutečně dokážete uskladnit a zaplatit, protože i sebelepší odhad je k ničemu, pokud na něj nemáte kapitál nebo místo.

Jak to vypadá v praxi, ukazuje následující zjednodušený příklad pro tři různé produkty:

ProduktLoňský prodejOčekávaný růstPojistná zásobaObjednat kusů
Vánoční ozdoby (levné, snadno dokoupitelné)200ks+10 %10 %242 ks
Dárkové sety kosmetiky (střední cena, dodání z EU do týdne)80 ks+15 %20 %110 ks
Chytré hodinky (dražší, dodání z Asie na měsíce)30 ks+5 %30 %41 ks

Všimněte si, že u chytrých hodinek je pojistná zásoba nejvyšší, přestože očekávaný růst je nejnižší. Důvod je prostý: pokud vám dojdou ozdoby, do tří dnů dokoupíte u českého dodavatele a nikdo si ničeho nevšimne. Pokud vám dojdou hodinky objednané z Asie, nová dodávka může dorazit až po Vánocích, a vy tak přijdete o tržby v nejdůležitějším období roku.

Nejčastější chyby, kterých se vyvarovat

Nejčastější chybou je počítat s jedním univerzálním procentem růstu pro celý sortiment. Každý produkt se chová jinak, a proto je potřeba dívat se na čísla produkt po produktu, i když je to pracnější. Druhou chybou je nastavit pojistnou zásobu stejně vysokou u všeho zboží bez ohledu na to, jak snadno se dá dokoupit. Výsledkem je, že u levného zboží zbytečně vážete peníze ve skladu, zatímco u drahého a těžko dostupného zboží vám přesto hrozí vyprodání. Třetí chybou je ignorovat kapitálové a prostorové limity. Krásně spočítané číslo vám nic nepřinese, pokud na objednávku nemáte peníze nebo ji nemáte kam uskladnit.

Podle čeho poznáte úspěch

Úspěšně nastavený výpočet poznáte podle dvou ukazatelů. Prvním je míra vyprodání klíčových produktů, tedy jak často vám u nejžádanějšího zboží svítil červený nápis „není skladem“ v průběhu prosince. Ideální je, aby k tomu docházelo jen výjimečně, a to nejlépe až v posledních dnech před Vánoci. Druhým ukazatelem je podíl zboží, které vám po sezóně zbyde neprodané. Pokud se tento podíl pohybuje v jednotkách procent u levného zboží a zůstává přiměřeně nízký i u dražšího zboží, znamená to, že jste odhad nastavili rozumně a nemuseli jste zbytečně vázat peníze ve skladu ani riskovat ztracené tržby kvůli nedostatku zásob.

Termíny dodavatelů: proč musíte plánovat už v létě a na podzim

Máte spočítáno, kolik kusů chcete mít na skladě. Teď přichází druhá, stejně důležitá otázka: kdy musíte objednat, aby zboží skutečně dorazilo včas? Právě tady seláme chleba. Spousta drobných podnikatelů spočítá množství správně, ale objedná pozdě, a nakonec stejně prodává vzduch, protože zboží je někde na moři nebo ve frontě u výrobce.

Jak to funguje a proč

Doba dodání se zásadně liší podle toho, odkud zboží vozíte. Pokud nakupujete od dodavatelů z Asie, typicky z Číny, počítejte s tím, že lodní doprava trvá běžně šest až osm týdnů, k čemuž je potřeba přičíst čas na výrobu nebo kompletaci zakázky a celní odbavení. Proto se objednávky na vánoční sezónu u asijských dodavatelů musí zadávat už v září, v krajním případě na úplném začátku října. Pokud byste čekali do listopadu, zboží sice dorazí, ale až po Vánocích.

U tuzemských výrobců je situace jiná. Protože je doprava otázkou dnů, nikoliv týdnů, zdánlivě stačí objednat později, třeba v listopadu. Jenže tady narážíte na jiný problém: čeští a slovenští řemeslníci a malé výrobny mají v listopadu obvykle nabité kapacity, protože stejně jako vy řeší vánoční špičku desítky dalších odběratelů. Fronta na výrobu tak může snadno nahradit čas, který jste ušetřili na dopravě.

Postup krok za krokem

  • Vypište si všechny klíčové dodavatele do jednoduché tabulky, ideálně do sešitu Excelu nebo Google Sheets, který máte stále po ruce.
  • Ke každému dodavateli zjistěte a zapište reálnou výrobní nebo skladovou dobu, tedy kolik dní či týdnů potřebuje od přijetí objednávky k jejímu odeslání.
  • Přidejte dobu přepravy, kterou si ověříte přímo u dopravce nebo dodavatele, a to zvlášť pro standardní provoz a zvlášť pro předvánoční špičku.
  • Od plánovaného data, kdy chcete mít zboží na skladě, odečtěte obě tyto doby a dostanete poslední možný termín objednávky.
  • K tomuto termínu přidejte bezpečnostní rezervu v délce alespoň jednoho až dvou týdnů, protože zpoždění u přepravců je v listopadu a prosinci běžné kvůli přetížení dálnic, letišť i přístavů.
  • Výsledné termíny si zaneste do kalendáře s připomínkou, ideálně do telefonu nebo do sdíleného kalendáře, který vidí i vaši kolegové.

Nejčastější chyby, kterých se vyvarovat

Nejčastější chybou je podceněnímalých řemeslných dodavatelů, kteří sami zboží vyrábí ručně a nemají velký tým. Mnoho e-shopařů si řekne, že objednávku zadá v polovině listopadu, protože „to je přece jen pár kusů a výrobce to stihne“. Jenže drobný řemeslník má v tu chvíli obvykle rozpracováno několik desítek dalších zakázek od jiných odběratelů a fyzicky nedokáže kapacitu navýšit ze dne na den. Výsledkem je, že vaše objednávka buď dorazí pozdě, nebo ji výrobce omluví a zruší těsně před Vánoci, kdy už nemáte šanci sehnat náhradu. Řešením je ozvat se těmto dodavatelům s předstihem, ideálně už v srpnu nebo v září, a rezervovat si u nich výrobní kapacitu písemně, třeba e-mailem, abyste měli potvrzení černé na bílém.

Druhou častou chybou je spoléhat se na standardní dodací lhůty uvedené na webu dodavatele i v období špičky. Tyto lhůty obvykle platí za běžného provozu, ale v listopadu a prosinci se kvůli enormnímu objemu zásilek prodlužují, a to jak u zahraničních dodavatelů, tak u tuzemských přepravních společností. Pokud si rezervu nepřipočítáte, může vás i jeden den zpoždění na hranici nebo v depu dopravce připravit o prodejní dny, kdy zákazníci nejvíc nakupují.

Třetí chybou je neřešit dopředu, co se stane, pokud zboží přece jen nedorazí včas. Vyplatí se mít u klíčových produktů alespoň jednoho náhradního dodavatele nebo podobný produkt, kterým můžete případný výpadek nahradit, aby zákazník neodešel s prázdnou k jinému e-shopu.

Podle čeho poznáte úspěch

Úspěch v této oblasti poznáte podle toho, že máte k dispozici přehledný kalendář objednávek, ve kterém u každého dodavatele vidíte poslední možný termín objednání i očekávané datum dodání, a že zboží skutečně fyzicky dorazí na sklad s dostatečnou rezervou před začátkem prosincové nákupní špičky, ideálně do poloviny prosince nejpozději. Pokud se vám podaří mít klíčový sortiment na skladě už koncem listopadu, máte velký náskok a klidnou hlavu na zbytek sezóny.

Co dělat s přebytkem zboží po Vánocích

I při sebelepším plánování se vám občas stane, že vám po Vánocích zůstane na skladě zboží, které se nestihlo prodat. Nejde o žádné selhání ani ostudu, je to naprosto běžná součást podnikání v sezónním obchodě. Důležité je, jak s přebytkem naložíte. Pasivní čekání, že se zboží nějak prodá samo během jara, vás bude stát víc peněz, než si možná uvědomujete.

Jak to funguje a proč

Každý kus zboží, který leží na skladě, v sobě drží vaše peníze. Pokud jste zboží nakoupili za deset tisíc korun a ono se neprodává, těch deset tisíc korun pro vás prakticky neexistuje. Nemůžete je použít na nákup jarního zboží, na marketing ani na provoz. Navíc u mnoha druhů zboží, zejména hraček, elektroniky nebo sezónních dekorací, hodnota s časem klesá. Co bylo v prosinci žádaným vánočním dárkem, bude v květnu jen prachem pokryté zboží, které nikdo nechce. Proto je lepší přebytek řešit aktivně a rychle, ideálně ještě v prosinci nebo bezprostředně po svátcích, než ho nechat ležet na skladě a vázat kapitál až do léta.

Postup krok za krokem

  • Ještě před Štědrým dnem si projděte skladové zásoby a u zboží, u kterého vidíte, že se prodává pomaleji, než jste čekali, spusťte menší slevovou akci, protože poslední nákupní horečka před svátky dokáže i mírně zlevněné zboží rychle rozprodat.
  • Mezi svátky, tedy v období od 27. do 31. prosince, kdy lidé tradičně nakupují s dárkovými poukazy a penězi od příbuzných, naplánujte výraznější výprodejovou akci, protože v tomto krátkém okně je poptávka po nákupech stále vysoká.
  • Pomalu se prodávající kusy zkuste zabalit do balíčků s vašimi bestsellery, tedy s produkty, které se prodávají nejlépe. Zákazník tak dostane pocit výhodné nabídky a vy se zbavíte zboží, které by samostatně leželo na skladě měsíce.
  • Zboží, které má smysl i mimo vánoční sezónu, například univerzální doplňky, svíčky nebo textil, přesuňte do jarní nabídky a přebalte ho do jiného marketingového sdělení, aby nepůsobilo jako zbytky z Vánoc.
  • U zboží, které je čistě vánoční a jinam se zařadit nedá, zvažte rychlý výprodej se slevou třicet až padesát procent ještě v lednu, protože rychlýprodej za nižší marži je vždy lepší než žádný prodej a zboží, které vám zabírá místo na skladě dalších jedenáct měsíců.

Nejčastější chyby, kterých se vyvarovat

Nejčastější chybou je odkládání řešení přebytku na později s myšlenkou, že se zboží „nějak doprodá samo“. Čas ale pracuje proti vám, protože zboží zabírá místo na skladě, vy za něj platíte nájem nebo náklady na skladování a navíc morálně i fyzicky stárne. Druhou častou chybou je snaha prodat přebytek za plnou cenu i po Vánocích, z obavy, že by sleva znamenala ztrátu. Ve skutečnosti je menší marže z prodeje lepší než žádná marže z ležícího zboží, protože peníze, které ze skladu uvolníte, můžete znovu investovat do zboží, po kterém je aktuálně poptávka. Třetí chybou bývá podcenění evidence vratek a reklamací. Podle zákona 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, a souvisejícího občanského zákoníku musí mít zákazník i u zlevněného nebo výprodejového zboží zachované zákonné právo na odstoupení od smlouvy u nákupu přes internet, a to ve lhůtě čtrnácti dnů od převzetí zboží, pokud zákon nestanoví výjimku. Stejně tak musí mít možnost uplatnit reklamaci v zákonné lhůtě, která se u zboží zakoupeného jako nové standardně odvíjí od data nákupu. Sleva na zboží tedy neznamená, že byste mohli tato práva zákazníkům krátit nebo je o nich neinformovat. Doporučujeme vést si přehlednou evidenci, kdy bylo zboží prodáno se slevou, jaká sleva byla uplatněna a jak dlouho zákazníkovi běží lhůta na vrácení či reklamaci, abyste se v případě sporu mohli snadno odkázat na konkrétní data.

Podle čeho poznáte úspěch

Úspěšné řešení přebytku poznáte podle jednoduchého ukazatele, kterým je podíl vánočního zboží, jež vám zůstalo na skladě ještě koncem ledna, vůči celkovému množství, které jste na sezónu naskladnili. Pokud se vám podaří dostat tento podíl pod deset procent, odvedli jste dobrou práci. Dalším vodítkem je rychlost, jakou se vám daří uvolňovat peníze vázané ve skladu zpět do oběhu. Čím dříve po Vánocích máte sklad vyčištěný od sezónního zboží a peníze připravené na jarní nákupy, tím zdravěji vaše podnikání funguje. A pokud si u přebytkového zboží budete pečlivě vést evidenci slev, vratek a reklamačních lhůt, ušetříte si starosti i případných sporů se zákazníky, protože budete mít po ruce jasný přehled, kdy a za jakých podmínek bylo zboží prodáno a jaká práva k němu zákazníkovi ještě náleží.

Akční plán: vánoční příprava rozdělená do čtyř fází

Celé plánování zásob nemusíte dělat na poslední chvíli a v jednom horečnatém víkendu. Naopak je mnohem rozumnější rozložit si práci do čtyř fází podle měsíců, protože každá fáze má svůj smysl a navazuje na tu předchozí. Když některou fázi podceníte nebo přeskočíte, dohoní vás to právě v období, kdy už nebudete mít čas nic napravit.

Srpen až září: analýza loňska a první objednávky v zahraničí

Tohle je fáze, kdy sedáte k číslům z loňského roku a vybíráte produkty, u kterých se vyplatí objednávat zboží ze zahraničí, typicky z Číny nebo z jiných vzdálenějších destinací. Důvod je prostý: lodní i letecká doprava trvá týdny a k tomu je potřeba připočítat čas na výrobu a celní odbavení. Pokud tuto fázi podceníte a objednávku odešlete až v říjnu, riskujete, že zboží dorazí až po Vánocích, a to je pro sezónní sortiment prakticky k ničemu.

Říjen: tuzemští dodavatelé a dotažení kalendáře termínů

V říjnu je čas oslovit české a slovenské výrobce a dodavatele, kteří mají obvykle kratší dodací lhůty, ale i tak potřebují dostatečný předstih, protože v tomto měsíci podobné objednávky řeší i vaši konkurenti. Zároveň si v tuto chvíli dotáhněte kompletní kalendář termínů, tedy přehled, kdy má který dodavatel uzávěrku objednávek a kdy skutečně expeduje zboží. Pokud tuto fázi odložíte, můžete narazit na to, že dodavatel má už vyprodané kapacity nebo že vám nabídne až pozdější termín dodání, než jste potřebovali.

Listopad: kontrolní bod a dokupování

Listopad slouží jako kontrolní bod, kdy porovnáváte skutečný prodej s plánem, který jste si připravili v létě. Pokud se nějaký produkt prodává rychleji, než jste čekali, je to poslední šance dokoupit zboží u dodavatelů s kratší dodací lhůtou, ideálně těch tuzemských. Pokud tuto kontrolu vynecháte, hrozí, že si vyprodání zásob všimnete až ve chvíli, kdy je pozdě cokoliv objednat, a o prodeje tak zbytečně přijdete.

Prosinec až leden: vyhodnocení, výprodej a poznámky na příště

Poslední fáze patří vyhodnocení celé sezóny, výprodeji přebytků formou slev nebo balíčků a hlavně zápisu poznámek, které si příští rok v srpnu vděčně přečtete. Pokud si typoznámky nezapíšete hned, zapomenete je stejně rychle, jako zapomenete, kde jste přes léto nechali vánoční ozdoby, a příští rok budete řešit úplně stejné chyby znovu.

Závěr: vánoční sezóna se dá naplánovat klidně a s předstihem

Plánování zásob na Vánoce není věda, kterou zvládnou jen velké e-shopy s týmem analytiků. Stačí k tomu loňská data z vašeho systému, tužka, papír nebo jednoduchá tabulka a trocha disciplíny v tom, abyste si důležité termíny poznamenali a nenechali je na poslední chvíli. Čím dříve se do přípravy pustíte, tím méně stresu vás čeká v listopadu a prosinci, kdy je na trhu největší shon a kdy se chyby v zásobách nejhůř napravují.

Pokud chcete mít podobné rady a praktické návody po ruce i u dalších témat, přihlaste se k odběru novinek na stránce Novinky, kde navíc získáte zdarma PDF příručku, která vám pomůže zorganizovat si přípravu na sezónu krok za krokem. A pokud byste ocenili, aby vám podobné hlídání dat, termínů a skladových stavů dělal někdo jiný za vás, podívejte se na WooBee, tým specializovaných AI agentů pro e-shopy a firmy, který si můžete vyzkoušet na 14 dní zdarma.